Gazzetta Ufficiale N. 11 del 15 Gennaio 2007
MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE
DECRETO 7 dicembre 2006, n. 305
Regolamento recante identificazione dei dati sensibili e giudiziari
trattati e delle relative operazioni effettuate dal Ministero della
pubblica istruzione, in attuazione degli articoli 20 e 21 del decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante «Codice in materia di
protezione dei dati personali».
IL MINISTRO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante «Codice in materia di protezione dei dati personali»;
Visti in particolare gli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, i quali dispongono che, nel caso in cui una disposizione di legge specifichi la finalita' di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili ed i tipi di operazioni su questi eseguibili, il trattamento e' consentito solo in riferimento a quei tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalita' perseguite nei singoli casi;
Visto in particolare l'articolo
20, comma 2, del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in
cui e' stabilito che detta identificazione deve avvenire con atto di
natura regolamentare adottato in conformita' al parere espresso dal
Garante, ai sensi
dell'articolo 154, comma 1, lettera g) del medesimo decreto
legislativo;
Considerato che possono spiegare
effetti maggiormente significativi per l'interessato le operazioni
svolte, in particolare, pressoche' interamente mediante siti web o
volte a definire in forma completamente automatizzata profili o
personalita' di interessati, le
interconnessioni e i raffronti, di cui all'articolo 4, comma 1,
lettera a) del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, tra
banche di dati gestite da diversi titolari oppure con altre
informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare
del trattamento, nonche' la comunicazione dei dati a terzi;
Ritenuto di individuare analiticamente nelle schede allegate al presente regolamento, con riferimento alle predette operazioni che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato, quelle effettuate da questa amministrazione, dalle istituzioni scolastiche e educative e dagli istituti regionali di ricerca educativa, in particolare le operazioni di interconnessione e di raffronto tra banche di dati gestite da diversi titolari, oppure con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento, nonche' di comunicazione a terzi;
Ritenuto, altresi', di indicare sinteticamente anche le operazioni ordinarie che i diversi titolari indicati nel presente regolamento devono necessariamente svolgere per perseguire le finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge (operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione);
Considerato che per quanto concerne tutti i trattamenti di cui sopra e' stato verificato il rispetto dei principi e delle garanzie previste dall'articolo 22 del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, con particolare riferimento alla pertinenza, non eccedenza e indispensablita' dei dati sensibili e giudiziari utilizzati rispetto alle finalita' perseguite, all'indispensabilita' delle predette operazioni per il perseguimento delle finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge, nonche' all'esistenza di fonti normative idonee a rendere lecite le medesime operazioni o, ove richiesta, all'indicazione scritta dei motivi;
Visto il provvedimento generale del Garante della protezione dei dati personali del 30 giugno 2005 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 170 del 23 luglio 2005);
Visto l'articolo 17, commi 3 e 4, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 11 agosto 2003, n. 319 relativo al regolamento dell'organizzazione e delle funzioni degli uffici di livello dirigenziale generale dell'amministrazione centrale e periferica del Ministero dell'istruzione, dell'universita' e della ricerca;
Vista la direttiva del Ministro della funzione pubblica in data 11 febbraio 2005, riguardante le «Misure finalizzate all'attuazione nelle pubbliche amministrazioni delle disposizioni contenute nel decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196»;
Ravvisata la necessita' di provvedere ad identificare le tipologie di dati sensibili e giudiziari trattati nell'ambito dell'amministrazione dell'istruzione, le finalita' d'interesse pubblico perseguite attraverso il trattamento dei citati dati, nonche' le operazioni eseguite con gli stessi;
Sentito il Garante per la protezione dei dati personali di cui all'articolo 154, comma 1, lettera g) del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n 196;
Udito il parere del Consiglio di Stato espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 6 novembre 2006;
Vista la comunicazione al Presidente del Consiglio dei Ministri effettuata, a norma dell'articolo 17, comma 3, della citata legge n. 400 del 1988, con nota del 21 novembre 2006;
A d o t t a
il seguente regolamento:
Art. 1.
Oggetto del regolamento
1. Il presente regolamento, in attuazione degli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante «Codice in materia di protezione dei dati personali», di seguito denominato «codice», identifica nelle schede allegate, che ne formano parte integrante, le tipologie di dati sensibili e giudiziari e di operazioni indispensabili per la gestione del sistema dell'istruzione, nel perseguimento delle finalita' di rilevante interesse pubblico individuate dal codice e dalle specifiche previsioni di legge.
Avvertenza:
Il testo delle note qui pubblicate e' stato redatto dall'amministrazione competente per materia, ai sensi dell'art. 10, comma 3, del testo unico delle disposizioni sulla promulgazione delle leggi, sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali, della Repubblica italiana, approvato con D.P.R. 28 dicembre 1985, n. 1092, al solo fine di facilitare la lettura delle disposizioni di legge alle quali e' operato il rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti.
Note al preambolo:
- Si riporta il testo dell'art.
4, comma 1, lettera a),
dell'art. 20, comma 2, dell'art. 21, comma 2, dell'art. 22
e dell'art. 154, comma 1, lettera g) del decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196:
«Art. 4 (Definizioni). -
1. Ai fini del presente codice
si intende per:
a) «trattamento», qualunque operazione o complesso di
operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti
elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione,
l'organizzazione, la conservazione, la consultazione,
l'elaborazione, la modificazione, la selezione,
l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione,
il blocco, la comunicazione, la diffusione, la
cancellazione e la distruzione di dati, anche se non
registrati in una banca di dati;».
«Art. 20 (Principi applicabili al trattamento di dati
sensibili). -
1. (Omissis ...).
2. Nei casi in cui una disposizione di legge specifica
la finalita' di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi
di dati sensibili e di operazioni eseguibili, il
trattamento e' consentito solo in riferimento ai tipi di
dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura
dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione
alle specifiche finalita' perseguite nei singoli casi e nel
rispetto dei principi di cui all'art. 22, con atto di
natura regolamentare adottato in conformita' al parere
espresso dal Garante ai sensi dell'art. 154, comma 1,
lettera g), anche su schemi tipo.».
«Art. 21 (Principi applicabili al trattamento di dati
giudiziari). -
1. (Omissis ...).
2. Le disposizioni di cui all'art. 20, commi 2 e 4, si
applicano anche al trattamento dei dati giudiziari.».
«Art. 22 (Principi applicabili al trattamento di dati
sensibili e giudiziari). -
1. I soggetti pubblici
conformano il trattamento dei dati sensibili e giudiziari
secondo modalita' volte a prevenire violazioni dei diritti,
delle liberta' fondamentali e della dignita'
dell'interessato.
2. Nel fornire l'informativa di cui all'art. 13 i
soggetti pubblici fanno espresso riferimento alla normativa
che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale e'
effettuato il trattamento dei dati sensibili e giudiziari.
3. I soggetti pubblici possono trattare solo i dati
sensibili e giudiziari indispensabili per svolgere
attivita' istituzionali che non possono essere adempiute,
caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di
dati personali di natura diversa.
4. I dati sensibili e giudiziari sono raccolti, di
regola, presso l'interessato.
5. In applicazione dell'art. 11, comma 1,
lettere c), d) ed e), i soggetti pubblici verificano
periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati
sensibili e giudiziari, nonche' la loro pertinenza,
completezza, non eccedenza e indispensabilita' rispetto
alle finalita' perseguite nei singoli casi, anche con
riferimento ai dati che l'interessato fornisce di propria
iniziativa. Al fine di assicurare che i dati sensibili e
giudiziari siano indispensabili rispetto agli obblighi e ai
compiti loro attribuiti, i soggetti pubblici valutano
specificamente il rapporto tra i dati e gli adempimenti. I
dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano
eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono
essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione,
a norma di legge, dell'atto o del documento che li
contiene. Specifica attenzione e' prestata per la verifica
dell'indispensabilita' dei dati sensibili e giudiziari
riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono
direttamente le prestazioni o gli adempimenti.
6. I dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi,
registri o banche di dati, tenuti con l'ausilio di
strumenti elettronici, sono trattati con tecniche di
cifratura o mediante l'utilizzazione di codici
identificativi o di altre soluzioni che, considerato il
numero e la natura dei dati trattati, li rendono
temporaneamente inintelligibili anche a chi e' autorizzato
ad accedervi e permettono di identificare gli interessati
solo in caso di necessita'.
7. I dati idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale sono conservati separatamente da altri dati
personali trattati per finalita' che non richiedono il loro
utilizzo. I medesimi dati sono trattati con le modalita' di
cui al comma 6 anche quando sono tenuti in elenchi,
registri o banche di dati senza l'ausilio di strumenti
elettronici.
8. I dati idonei a rivelare lo stato di salute non
possono essere diffusi.
9. Rispetto ai dati sensibili e giudiziari
indispensabili ai sensi del comma 3, i soggetti pubblici
sono autorizzati ad effettuare unicamente le operazioni di
trattamento indispensabili per il perseguimento delle
finalita' per le quali il trattamento e' consentito, anche
quando i dati sono raccolti nello svolgimento di compiti di
vigilanza, di controllo o ispettivi.
10. I dati sensibili e giudiziari non possono essere
trattati nell'ambito di test psicoattitudinali volti a
definire il profilo o la personalita' dell'interessato. Le
operazioni di raffronto tra dati sensibili e giudiziari,
nonche' i trattamenti di dati sensibili e giudiziari ai
sensi dell'art. 14, sono effettuati solo previa annotazione
scritta dei motivi.
11. In ogni caso, le operazioni e i trattamenti di cui
al comma 10, se effettuati utilizzando banche di dati di
diversi titolari, nonche' la diffusione dei dati sensibili
e giudiziari, sono ammessi solo se previsti da espressa
disposizione di legge.
12. Le disposizioni di cui al presente articolo recano
principi applicabili, in conformita' ai rispettivi
ordinamenti, ai trattamenti disciplinati dalla Presidenza
della Repubblica, dalla Camera dei deputati, dal Senato
della Repubblica e dalla Corte costituzionale.».
«Art. 154 (Compiti). -
1. Oltre a quanto previsto da
specifiche disposizioni, il Garante, anche avvalendosi
dell'Ufficio e in conformita' al presente codice, ha il
compito di:
a)-f) (omissis ...);
g) esprimere pareri nei casi previsti;».
- Il provvedimento generale del Garante della
protezione dei dati personali del 30 giugno 2005 reca:«Trattamento dei dati sensibili nella pubblica
amministrazione.».
- Si riporta il testo dell'art. 17, commi 3 e 4, della
legge 23 agosto 1988, n. 400:
«3. Con decreto ministeriale possono essere adottati
regolamenti nelle materie di competenza del Ministro o di
Autorita' sottordinate al Ministro, quando la legge
espressamente conferisca tale potere. Tali regolamenti, per
materie di competenza di piu' Ministri, possono essere
adottati con decreti interministeriali, ferma restando la
necessita' di apposita autorizzazione da parte della legge.
I regolamenti ministeriali ed interministeriali non possono
dettare norme contrarie a quelle dei regolamenti emanati
dal Governo. Essi debbono essere comunicati al Presidente
del Consiglio dei Ministri prima della loro emanazione.
4. I regolamenti di cui al comma 1 ed i regolamenti
ministeriali ed interministeriali, che devono recare la
denominazione di «Regolamento», sono adottati previo parere
del Consiglio di Stato, sottoposti al visto ed alla
registrazione della Corte dei conti e pubblicati nella
Gazzetta Ufficiale.».
- Il decreto del Presidente della Repubblica 11 agosto
2003, n. 319, recante «Regolamento di organizzazione del
Ministero dell'istruzione, dell'universita' e della
ricerca» e' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale,
supplemento ordinario n. 270 del 20 novembre 2003.
Nota all'art. 1:
- Per il testo dell'art. 20, comma 2, e dell'art. 21,
comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 si
vedano le note al preambolo.
Art. 2.
Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili
1. I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilita' rispetto alle finalita' perseguite nei singoli casi, specie quando la raccolta non avvenga presso l'interessato.
2. Le operazioni di interconnessione e raffronto con banche di dati di altri titolari del trattamento e di comunicazione a terzi individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati e solo per il perseguimento delle rilevanti finalita' di interesse pubblico specificate, le operazioni sopraindicate sono inoltre svolte nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti.
3. I raffronti e le interconnessioni con altre informazioni sensibili e giudiziarie sono consentite soltanto previa verifica della loro stretta indispensabilita' rispetto ai singoli casi e previa indicazione scritta dei motivi che ne giustificano l'effettuazione. Le operazioni effettuate utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento e la diffusione di dati sensibili e giudiziari sono ammesse esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilita' in relazione ai singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalita' stabiliti dalle disposizioni legislative che le prevedono.
4. Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali.
Art. 3.
Norma finale
1. L'identificazione dei tipi di dati sensibili e giudiziari e delle operazioni su questi eseguibili, di cui alle schede allegate al presente decreto, e' aggiornata in relazione ad eventuali esigenze sopravvenute e, comunque, con periodicita' triennale.
Il presente decreto, munito del sigillo di Stato, sara' inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.
Roma, 7 dicembre 2006
Il Ministro: Fioroni
Visto, il Guardasigilli: Mastella
Registrato alla Corte dei conti
il 5 gennaio 2007
Ufficio di controllo preventivo sui Ministeri dei servizi alla
persona e dei beni culturali, registro n. 1, foglio n. 1.
Schede
