Privacy e accesso:
attenzione alle recenti novità!

 da Italiascuola del 19/10/2006

 

Una recente pronuncia del Consiglio di Stato sul tema dell'accesso ai registri scolastici e alcune delle novità introdotte dal D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 (Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi) sono oggetto di un approfondimento curato dall'avvocato Valerio De Feo.

Di seguito pubblichiamo la prima parte del contributo, riguardante la notifica ai controinteressati, la valutazione delle memorie dei controinteressati, i casi di illegittimità del procedimento, l'accesso ai dati sensibili dei controinteressati. Il testo integrale dell'articolo è visibile nella sezione Approfondimenti di Italiascuola.it.

 

Diritto di accesso e privacy: obbligo di notifica ai controinteressati e bilanciamento di interessi

Non poche sono le difficoltà applicative legate all'individuazione del punto di equilibrio tra diritto di accesso e diritto alla riservatezza. Nelle Istituzioni scolastiche il problema è particolarmente sentito, in ragione del costante aumento delle istanze di accesso ai documenti amministrativi.

Una recente sentenza del Consiglio di Stato e il D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 (Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi, G.U. 18 maggio 2006, n. 114) offrono l'occasione per fare il punto su alcuni aspetti importanti di questa disciplina, con il consueto sguardo privilegiato all'attività delle Istituzioni scolastiche.

Notifica ai controinteressati

La notifica è necessaria. Il DPR 184/2006, dunque, chiarisce un aspetto che fino ad oggi era stato affrontato solo in sede giudiziale (ad es. Consiglio di Stato 23 settembre 2004, n. 6236). Non vi è dubbio che si tratta di ulteriore aggravio di lavoro per le Istituzioni scolastiche, sovente interessate da richieste di accesso che coinvolgono un numero cospicuo di controinteressati. Il DPR 184/2006, all'articolo 3, dispone che:

"la pubblica amministrazione cui è indirizzata la richiesta di accesso, se individua soggetti controinteressati, di cui all'articolo 22, comma 1, lettera c), della legge, è tenuta a dare comunicazione agli stessi, mediante invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento, o per via telematica per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione. I soggetti controinteressati sono individuati tenuto anche conto del contenuto degli atti connessi, di cui all'articolo 7, comma 2."

I soggetti controinteressati (art. 22, comma 1, lettera c), della legge 241/90) sono:

"tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza".

Ove l'operatore della Pubblica Amministrazione individui una possibile lesione della riservatezza in seguito a una richiesta di accesso (ad esempio: il richiedente vuole accedere alla documentazione medica depositata da chi lo precede in graduatoria), è tenuto a notificare l'avvenuta richiesta di accesso a tutti gli eventuali controinteressati.

Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, la pubblica amministrazione decide comunque in merito alla richiesta.

Memorie dei controinteressati e illegittimità del procedimento

Al riguardo, è stato più volte sottolineato che i controinteressati possono presentare memorie e documenti che l'Amministrazione ha l'obbligo di valutare laddove siano pertinenti all'oggetto del procedimento. Ne consegue che le memorie "debbono illustrare in modo esauriente e circostanziato le ragioni che il terzo intende far valere, perché in caso contrario la partecipazione darebbe luogo ad un inutile aggravio procedimentale, traducendosi essa in comportamenti meramente emulativi. Inoltre, se le memorie non sono circostanziate, l'Amministrazione non può nemmeno tenerne proficuamente conto nella redazione del provvedimento terminale" (T.A.R. Puglia n. 3080/2006).

Dunque, la proposizione dell'istanza di accesso determina l'avvio di un procedimento amministrativo, con conseguente dovere dell'amministrazione di inviare la relativa comunicazione ai controinteressati. Si tratta di un adempimento non da poco, che in alcuni casi può risultare particolarmente gravoso. Si presume che la notifica ai controinteressati debba contenere informazioni su chi richiede l'accesso, le motivazioni presentate e i documenti a cui si chiede di accedere.

Che cosa può succedere in caso di mancata comunicazione di avvio del procedimento ai controinteressati? Sembrerebbe determinarsi una sostanziale illegittimità dell'eventuale atto di assenso all'accesso che, ove annullato dal giudice amministrativo, potrebbe comportare la domanda al risarcimento del danno eventualmente subito dal controinteressato.

E' interessante notare come la presenza di controinteressati venga in rilievo anche quando si tratta di determinare le modalità in cui si esplica il diritto di accesso. L'art. 5 del DPR 184/2006 dispone che l'accesso informale (richiesta di accesso anche verbale, esaminata immediatamente e senza formalità) può esplicarsi solo in assenza di controinteressati.

Se esistono o se si individuano dei controinteressati, occorre che l'interessato presenti una richiesta di accesso formale, di cui l'ufficio deve rilasciare ricevuta.

L'accesso ai dati sensibili dei controinteressati

Quando si affronta il rapporto tra diritto di accesso agli atti e diritto alla riservatezza, l'aspetto delle modalità di esercizio del diritto di accesso costituisce senza dubbio uno degli aspetti più critici della materia, soprattutto se si tratta di concedere l'accesso ai dati sensibili di eventuali controinteressati.

Se si è in presenza di documenti contenenti dati sensibili, l'accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile (articolo 24 comma 7 della legge 241/90).

Nel caso in cui questi dati riguardino la salute delle persone o siano idonei a rivelare la vita sessuale (dati supersensibili o ipersensibili), l'accesso è consentito quando la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato (persona a cui si riferiscono i dati sulla salute), ovvero consiste in un diritto della personalità, o diritto o libertà fondamentale e inviolabile (Art. 60 Dlgs 196/2003).

Nel caso frequente di richiesta di accesso agli atti di concorsi e graduatorie, fermo restando il principio fondamentale della valutazione fatta in concreto, caso per caso, la giurisprudenza prevalente assume che i diritti in questione siano di pari rango, in quanto legati all'aspirazione di tutti i candidati ad una certa posizione di lavoro. Occorre però individuare quali sono le concrete modalità in cui si esplica l'accesso ai documenti in possesso di una Pubblica Amministrazione.

L'articolo 22 comma 1 della legge 241/90, recentemente novellato, dispone che per "diritto di accesso", si intende il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi.

L'articolo 7 del DPR 184/2006 dispone che l'atto di accoglimento della richiesta di accesso contiene l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi, nonché di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia.

Si tratta di indicazioni che si collocano nella linea interpretativa che vuole che presa in visione e copia dei documenti siano modalità di accesso congiunte. Su questo punto, come è noto, non pochi sono stati i contrasti giurisprudenziali.