NORMATIVA

DELIBERAZIONI DEGLI ORGANI COLLEGIALI.

di Enzo Gallo, 2/9/2004

 

Per collegio deve intendersi un corpo costituito da una pluralità di persone dotate di pari potere, le quali assumono decisioni in seduta comune attraverso una deliberazione unitaria. La costante giurisprudenza ritiene che, quando svolgono attività di valutazione e giudizio degli allievi, gli organi collegiali a ciò preposti (consigli di classe, commissioni di esame) operano sempre come “collegi perfetti” con la necessaria presenza e partecipazione , alla discussione e alla formazione del deliberato, di tutti i componenti. In tutti gli altri casi gli organi collegiali scolastici operano come collegi c.d. virtuali o imperfetti.

La convocazione dell’organo collegiale è, di regola, disposta dal presidente. Può inoltre richiederla un numero qualificato di suoi componenti (per il collegio dei docenti è sufficiente un terzo, art 7 comma 4 D.lgs. 297/94). La convocazione ordinaria per le attività collegiali deve avvenire con un congruo preavviso non inferiore a cinque giorni (per le riunioni di organi che prevedono una partecipazione obbligatoria esso può essere oggetto di contrattazione integrativa di istituto).

L’avviso di convocazione deve riportare un ordine del giorno chiaro affinché i singoli membri, preventivamente informati sugli argomenti in discussione, possano intervenire adeguatamente preparati. Nell’avviso deve inoltre essere indicata  la presumibile durata della riunione. 

Non è consentito deliberare su argomenti non inseriti all’ordine del giorno a meno che non siano presenti tutti i membri aventi diritto e si decida all’unanimità.

Le riunioni si svolgono in orario compatibile con gli impegni di lavoro dei componenti eletti o designati (art 39 D.lgs. 297/94).

Gli organi collegiali decidono validamente con la contemporanea presenza del quorum costitutivo e del quorum deliberativo. E’ validamente costituito il collegio alla cui riunione sia presente la metà più uno dei componenti in carica (art. 37 comma 2 D.lgs. 297/94). In presenza del quorum è comunque fatta salva la validità della costituzione pur se non tutte le componenti abbiano espresso la propria rappresentanza (art 37 comma 1 D.lgs. 297/94). Sembra prevalere l’orientamento giurisprudenziale che non annette incidenza, ai fini della permanenza del quorum costitutivo, ad un successivo allontanamento dalla riunione da parte di chi partecipa all’adunanza.

Il collegio, costituitosi nei modi di rito, adotta deliberazioni a maggioranza dei voti validamente espressi, salvo che disposizioni speciali prescrivano diversamente. In caso di parità prevale il voto del presidente ( art. 37 comma 3 D.lgs. 297/94). Ai fini della determinazione del quorum deliberativo non rilevano quindi né le schede bianche né i voti nulli né le astensioni.  Nei collegi perfetti, coincidendo il quorum costitutivo col numero dei componenti, non è ammessa l’astensione dal voto. La votazione è segreta solo quando si faccia questione di persone (art. 37 comma 4 D.lgs. 297/94) .

La manifestazione di volontà dell’organo collegiale deve inoltre essere documentata mediante la redazione del processo verbale della seduta. La redazione del processo verbale può essere legittimamente fatta sulla scorta di appunti che siano stati trascritti durante lo svolgimento della seduta e, perciò, successivamente alla seduta stessa. La lettura e l’approvazione del verbale della seduta, infatti, costituiscono adempimenti che possono essere assolti non necessariamente nel corso della stessa adunanza, ma anche nell’adunanza successiva (Cons. Stato – Sez. VI – 9 gennaio 1997, n. 1). Pertanto le correzioni del verbale portato all’approvazione dei componenti nella seduta successiva, vanno inserite nel verbale della seduta di approvazione del verbale medesimo, che, conseguentemente, andrà  corretto secondo le indicazioni di coloro che non hanno riconosciuto corretta la verbalizzazione.

Il verbale è l’unico mezzo attraverso il quale la deliberazione collegiale può essere conosciuta all’esterno e attraverso il quale ne può essere provata l’esistenza. Esso, in particolare, non potrebbe essere sostituito da dichiarazioni postume rese dai componenti del collegio. Una costante giurisprudenza (vedi per ultimo Cons. Stato, sez. VI dec. 166 del 13.2.1998) ritiene tuttavia che i vizi della verbalizzazione non necessariamente travolgano la validità dell’atto dell’organo collegiale.

I verbali vanno trascritti da chi svolge le funzioni di segretario dell’organo collegiale su appositi registri a pagine numerate (CM 177 del 4.8.1975 prot. 2571). Il verbale redatto e firmato dal solo  segretario e non anche dal presidente è pienamente valido (Cons. Stato – Sez. IV dec. 323 del 22.5.1968) e fa prova fino a querela di falso (Cons. Stato – Sez. IV dec. 454 del 6.7.1982) da sollevare di fronte all’autorità giudiziaria ordinaria (Cons. Stato – Sez. IV dec. 600 del 27.10.1965).  

Nel procedere alla verbalizzazione della seduta di un organo collegiale non è necessario che siano indicate e trascritte minuziosamente le opinioni espresse dai singoli soggetti intervenuti nella discussione, essendo sufficiente che siano riportate, anche in maniera stringata e sintetica, tutte le attività ed operazioni compiute. (Cons. Stato - Sez. IV-  25 luglio 2001, n. 4074). Ogni singolo membro dell’organo collegiale può tuttavia richiedere che sue dichiarazioni siano riportate a verbale. Tale facoltà serve non solo a far sì che la verbalizzazione sia completa ma altresì a tutelare il membro dissenziente da rischi di responsabilità civile e penale derivanti da delibere illegittime.

Per prevenire contestazioni  il collegio può, con proprio regolamento o con delibera ad hoc, servirsi di un registratore (nota MPI Ufficio Decreti Delegati 1430/82) e in presenza di delibere particolarmente importanti  ricorrete alla verbalizzazione immediata.

Ai sensi dell'articolo 43 comma 1 D.lgs. 297/94 gli atti del consiglio di circolo o di istituto sono pubblicati in apposito albo della scuola. L'affissione all'albo avviene entro il termine di otto giorni dalla seduta del consiglio; la copia della deliberazione deve essere esposta per un periodo di 10 giorni (circolare ministeriale 105/1975). Non sono soggetti a pubblicazione gli atti e le deliberazioni concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato. La pubblicità è da intendersi riferita agli atti terminali deliberati dal consiglio con esclusione quindi delle sedute, dell'attività e degli atti preparatori (circolare tel. 69/1975). Nulla è detto invece per la pubblicità degli atti del collegio dei docenti.

In presenza di un interesse qualificato è possibile richiedere la copia del verbale avanzando alla scuola una richiesta di accesso all'atto ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241, con il pagamento di € 0,26  per una o due fotocopie o di € 0,52 per tre o quattro fotocopie e così via. La commissione per l'accesso, costituita presso la presidenza del Consiglio dei ministri, con parere del 31 dicembre 1995 ha stabilito che “non si giustifica la sottrazione all'accesso per ragioni di riservatezza di tutti i verbali delle sedute di organi collegiali in quanto trattasi di documenti che non contengono necessariamente notizie rientranti tra quelle per le quali l'articolo 8, comma 5 del Dpr 352/1992 tutela la riservatezza”.